Poučení o zpracování osobních údajů

Poučení o zpracování osobních údajů společností MAFRA, a.s.

V tomto dokumentu naleznete informace o některých druzích zpracování osobních údajů, k němuž dochází při činnosti společnosti MAFRA, a.s. Poučení je členěno do jednotlivých oddílů podle skupin jednotlivých zpracování. Naše společnost samozřejmě provádí i další zpracování osobních údajů, ale poučení o takovýchto zpracováních poskytuje již adresně pouze dotčeným osobám nebo v rámci podmínek našich jednotlivých služeb.

Obsah

Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je společnost MAFRA, a.s., se sídlem Praha 5, Karla Engliše 519/11, PSČ 150 00, IČO: 45313351, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 1328 (dále také jen „MAFRA“). Kontaktní údaje správce naleznete zde.

Níže se dozvíte, jak bude naše společnost Vaše údaje zpracovávat. S ohledem na to, že dne 25.5.2018 nabude účinnosti tzv. obecné nařízení o ochraně osobních údajů (tedy nařízení EU č. 2016/679, dále jej budeme nazývat také jen „Nařízení“), doplnili jsme do jednotlivých bodů již i poučení o relevantních ustanoveních tohoto Nařízení tak, jak budou aplikovány od 25.5.2018.

Poučení o zpracování osobních údajů pro smluvní partnery MAFRA, a.s.

Poučení pro smluvní partnery je součástí jednotlivých služeb, případně je obdržíte v rámci vyjednávání o uzavření smlouvy.

Poučení o zpracování osobních údajů pro kontaktní osoby smluvních partnerů MAFRA, a.s.

V rámci zpracování osobních údajů aktuálních či potenciálních smluvních partnerů zpracovává MAFRA také údaje o jejich kontaktních osobách (např. jejich statutárních orgánech či zaměstnancích, kteří s MAFRA jednají). V rámci těchto údajů jsou obvykle zpracovávány údaje o jménu a příjmení takových osob, jejich e-mailové adrese, pracovní pozici, jejich tel. čísle a případně zápisy ze schůzek s nimi. Tyto údaje jsou zpracovávány pro stejné účely a v obdobném rozsahu a s obdobnou dobou trvání jako údaje smluvních partnerů. Jednotliví zaměstnanci MAFRA si mohou vést svoje vlastní seznamy kontaktních osob, např. v rámci telefonních adresářů či katalogů vizitek. Telefonní čísla, s nimiž probíhala komunikace z firemních zařízení, jsou dále také ukládána po přiměřenou dobu za účelem řádného vyúčtování telekomunikačních služeb, ochrany práv MAFRA a případného rozlišení mezi soukromými a pracovními hovory. Přístup k takovým údajům mají však kromě administrátorů systému pouze zaměstnanci, z jejichž zařízení komunikace probíhala.

Poučení o zpracování osobních údajů pro předplatitele

Další detaily o zpracování Vašich osobních údajů v této souvislosti můžete nalézt zde.

Profilování s právními následky

Podle Nařízení máte jako subjekt údajů právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro Vás právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýká (čl. 22). Nařízení sice stanoví několik výjimek pro případy, kdy je možné takové automatizované rozhodování provádět, naše společnost se ovšem snaží takové zpracování neprovádět.

Pokud budete mít pocit, že jsme přesto nějaké takové automatizované rozhodnutí ohledně Vaší osoby přijali, kontaktujte nás prosím a naši zaměstnanci osobně prověří Vaše námitky a správnost postupu naší společnosti.

Obchodní sdělení

Toto poučení shrnuje základní zásady zpracování osobních údajů ze strany MAFRA, pokud se jedná o osobní údaje využívané k zasílání tzv. obchodních sdělení e-mailem či jinými elektronickými prostředky umožňujícími uložení takových informací (dále souhrnně jen „e-mail“).

MAFRA zasílá také tzv. obchodní sdělení prostřednictvím e-mailů. Tato obchodní sdělení jsou zasílána 2 skupinám osob:

1.        Osobám, které udělily MAFRA svůj souhlas a to v rozsahu odpovídajícím takovému souhlasu.

2.        Zákazníkům MAFRA (vč. minulých). Takovéto zpracování je založeno na § 7 zákona č. 480/2004 Sb. Obsah zasílaných obchodních sdělení bude omezen pouze na podobné výrobky nebo služby jako jsou ty, které partner od MAFRA již odebírá (odebíral).

Frekvence zasílání bude určena tak, aby nebyla příliš obtěžující (obvykle nebudeme zasílat více než 1 e-mail týdně).

Jaké osobní údaje o Vás zpracováváme, za jakým účelem a z jakých zdrojů?

V této části se dozvíte, jaké typy osobních údajů o Vás budeme zpracovávat. Za osobní údaje se přitom považují veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (také nazývané „subjekt údajů“); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby. Osobní údaje, které o Vás budeme zpracovávat, většinou získáme přímo od Vás, případně v rámci smluvní spolupráce s Vámi. V odůvodněných případech (zejména při vymáhání dlužných částek) také můžeme o Vás vyhledat z otevřených zdrojů další informace.

V této části také uvádíme přehled účelů, k nimž budeme Vaše osobní údaje využívat (zpracovávat). Obvykle je každý údaj využíván zároveň k vícero účelům. Od stanovených účelů se pak odvíjí i prostředky zpracování, doba zpracování apod. V určitých případech stanovených v Nařízení (EU) č. 2016/679 můžeme Vaše údaje zpracovávat i pro jiné účely, než jsou níže uvedené, jedná se však o výjimečné a omezené případy, které Nařízení podmiňuje splněním dalších podmínek.

Za účelem zasílání tzv. obchodních sdělení o Vás budeme zpracovávat tyto osobní údaje: Vaše jméno, příjmení, Vaši e-mailovou adresu a případně přehled e-mailů, které jsme Vám zaslali. V této souvislosti můžeme v přiměřeném rozsahu využít i další Vámi zadané údaje v rámci naší příslušné služby pro to, abychom si Vás zařadili do obecné skupiny osob s podobnými preferencemi a mohli v některých případech omezit Vám zasílaná obchodní sdělení pouze na ta, která by Vás mohla zajímat. Tyto údaje budeme zpracovávat za účelem zasílání obchodních sdělení, tedy za účelem tzv. přímého marketingu.

Dále budeme zpracovávat údaje o tom, jakým způsobem jste se zaregistrovali do naší služby, případně kdy a jak jste udělili souhlas se zasíláním obchodních sdělení (obvykle uložením informací o době registrace/udělení souhlasu, vč. Vaší IP adresy) a kdy a jak jste odmítli další zasílání našich obchodních sdělení.

Tyto údaje (společně s údaji uvedenými v prvním odstavci) budeme zpracovávat za účelem plnění právních povinností podle předpisů o ochraně osobních údajů a za účelem ochrany našich práv či práv třetích osob a naší IT bezpečnosti.

V souvislosti se zasíláním e-mailů ukládají služby zasílající e-maily také obvykle informaci o tom, zda došlo k otevření e-mailu, kdy se tak stalo a jak jste na e-mail reagovali, dále informace o Vaší IP adrese a přibližné geolokaci, případně verzi Vašeho systému. Tyto informace jsou užívány za účelem ochrany našich práv či práv třetích osob a naší IT bezpečnosti a přímého marketingu (abychom mohli obsah e-mailů upravovat tak, aby obsahovaly pro Vás zajímavé informace). Pokud si nepřejete takovéto zpracování Vašich informací, e-maily prosím odhlaste.

Zdroje údajů: V rámci výše uvedených účelů o Vás budeme zpracovávat informace získané přímo od Vás a dále informace získané sledováním Vašich reakcí na e-maily.

Právní základ zpracování

Každé zpracování osobních údajů musí být zákonné – musí být založeno na některém v Nařízení vyjmenovaném právním základu zpracování. Podobně jako u účelu může být každý údaj zpracováván na základě vícero právních důvodů zpracování. Pokud všechny právní důvody odpadnou, pak přestaneme Vaše údaje zpracovávat. Možné právní důvody zpracování jsou vyjmenovány v čl. 6 Nařízení. Upozorňujeme Vás, že pokud budeme Vaše osobní údaje zpracovávat na základě Vašeho souhlasu, máte kdykoliv možnost tento souhlas odvolat (pro odvolání použijte rozhraní Vámi užívané služby, případně nás kontaktujte na níže uvedených kontaktech). Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním. Údaje smluvních partnerů ovšem obvykle nejsou zpracovávány na základě souhlasu.

Primárním právním základem zpracování Vašich osobních údajů za účelem zasílání obchodních sdělení je buď Váš souhlas nebo – v případě sdělení zasílaných zákazníkům MAFRA či osobám registrovaným ve službách MAFRA - § 7 zákona č. 480/2004 Sb., který zasílání nevyžádaných obchodních sdělení umožňuje (tento důvod odpovídá oprávněnému zájmu podle Nařízení).

Právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů pro účely ochrany našich práv či práv třetích osob a naší IT bezpečnosti je oprávněný zájem MAFRA. Právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů pro účely ochrany plnění právních povinností podle předpisů o ochraně osobních údajů jsou povinnosti stanovené právními předpisy.

Právo na námitku

Právo na námitku je Vaším důležitým právem. Umožňuje Vám nechat přezkoumat zpracování prováděné na základě našeho tzv. oprávněného zájmu v případě, kdy to odůvodňuje Vaše konkrétní situace – tedy v případě, kdy samotné zpracování je přípustné, ale na Vaší straně existují konkrétní důvody, proč přesto nechcete, aby zpracování probíhalo. Možnost vznést námitku se však nevztahuje na všechny případy zpracování, např. ji není možné využít v případě, kdy zpracováváme Vaše údaje nezbytné pro plnění smlouvy či když nám jejich zpracování ukládá zákon. Právo na námitku je zakotveno v čl. 21 Nařízení.

V případě zpracování údajů pro účely zasílání e-mailů zákazníkům je možné vždy vznést námitku bez dalšího, takže v takovém případě nemusíte uvádět žádné důvody, proč si nepřejete nadále marketingové zprávy zasílat. V těchto případech nejlépe vznesete námitku tak, že odhlásíte další zasílání sdělení kliknutím na odkaz, který v nich bude obvykle za tímto účelem připojen.

Zasílání obchodních sdělení můžete kdykoliv odmítnout i na adrese sídla MAFRA, prostřednictvím příslušného odkazu ve zprávě či prostřednictvím e-mailové adresy osobni.udaje@mafra.cz. Takové odmítnutí nemá – neurčíte-li výslovně jinak – vliv na zasílání jiných druhů obchodních sdělení, než na které partner reaguje.

Právo na námitku Vám však umožňuje nechat přezkoumat zpracování prováděné na základě našeho tzv. oprávněného zájmu i v jiných případech, než je přímo samotné zasílání obchodních sdělení. Může se tak stát v případě, kdy to odůvodňuje Vaše konkrétní situace – tedy v případě, kdy samotné zpracování je přípustné, ale na Vaší straně existují konkrétní důvody, proč přesto nechcete, aby zpracování probíhalo. V takovém případě nebude MAFRA takové osobní údaje dále zpracovávat, pokud nebudou dány závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převáží nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pokud nebudou zpracovávány pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Možnost vznést námitku se však nevztahuje na všechny případy zpracování, např. ji není možné využít v případě, kdy zpracováváme Vaše údaje nezbytné pro plnění smlouvy či když nám jejich zpracování ukládá zákon. Právo na námitku je zakotveno v čl. 21 Nařízení.

Odvolání souhlasu

Souhlas je sice jen jedním z důvodů zpracování, ale Nařízení na jeho získání  klade zvláštní požadavky. Pokud byste měli pocit, že je Váš souhlas z naší strany vynucován, kontaktujte nás prosím a my budeme tento případ okamžitě řešit.

Upozorňujeme Vás, že svůj souhlas se zasíláním obchodních sdělení můžete kdykoliv bezplatně odvolat prostřednictvím příslušného odkazu ve zprávě či na níže uvedených kontaktech. Ve svém, sdělení prosím pokud možno přesně specifikujte, jakého souhlasu se Vaše odvolání týká, pomůžete nám tak Vaši žádost rychleji vyřešit. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.

Doba, po níž budou údaje zpracovávány

Naše společnost nemůže Vaše údaje zpracovávat po libovolně dlouhou dobu, ale doba zpracování je omezená na období, kdy Vaše údaje skutečně potřebujeme. Délku tohoto období se snažíme omezit tak, aby řádně zohledňovala jak Vaše, tak naše zájmy. Někdy je obtížnější potřebnou dobu zpracování určit, nebo z bezpečnostních důvodů není vhodné přesnou délku této doby sdělovat, níže proto alespoň uvádíme některá kritéria, podle nichž se při určení délky zpracování Vašich údajů rozhodujeme.

Kontaktní údaje pro účely zasílání obchodních sdělení bude MAFRA zpracovávat po dobu, než vyjádříte s takovým zasíláním nesouhlas. I pak ale budeme zpracovávat základní údaje o tom, proč jsme Vám taková sdělení zasílali, po přiměřenou dobu k prokázání oprávněnosti takového zasílání (standardně po dobu 4 let od ukončení zasílání).

Výše uvedené doby mohou být překročeny také v jednotlivém případě, kdy to odůvodní okolnosti, např. pokud bude zahájen soudní spor s partnerem či bude probíhat kontrola ze strany orgánu veřejné správy.

Při určení přiměřenosti doby zpracování osobních údajů bude dále vycházeno zejména z těchto hledisek (i) délky promlčecí doby, (ii) pravděpodobnosti vznesení právních nároků, (iii) obvyklých postupů na trhu, (iv) pravděpodobnosti a významu hrozících rizik a (v) případných doporučení dozorových orgánů.

Jak bude zpracování probíhat a jeho konsekvence

V dnešní době většina zpracování probíhá počítačově, takže Vaše údaje budeme obvykle zpracovávat v počítačovém systému (obvykle v rámci administračního rozhraní služby, do níž jste se přihlásili nebo v jejímž rámci jste nám udělili souhlas).

MAFRA bude osobní údaje zpracovávat zejména ve svých počítačových systémech a počítačových systémech zpracovatelů – zasílatelů e-mailů. Poskytnutí zpracovávaných údajů ze strany subjektu údajů je dobrovolné.

Telefonní hovory

Za účelem nabídky našich služeb Vás můžeme kontaktovat také telefonicky.

Pokud Vás budeme kontaktovat s nabídkou našich služeb telefonicky a vy si nebudete přít, abychom Vaše telefonní čísla za tímto účelem v rámci daného segmentu nabídky používali, informujte nás prosím o tom, že už si nepřejete, abychom Vaše telefonní číslo za takovým účelem využívali.

Předávání osobních údajů jiným osobám (příjemci osobních údajů)

Ne všechna zpracování osobních údajů provádí naše společnost sama. Ke zpracování si někdy najímáme třetí osoby, tzv. zpracovatele osobních údajů. Snažíme se vybírat pouze takové zpracovatele, kteří jsou dostatečně důvěryhodní.

MAFRA může zpřístupnit osobní údaje třetím osobám pouze v případech, kdy jí to bude ukládat nebo umožňovat právní předpis anebo se souhlasem partnera. MAFRA zpřístupňuje osobní údaje pouze v obvyklém rozsahu zpracovatelům či jiným příjemcům – dodavatelům externích služeb (typicky programátorské či jiné podpůrné technické služby, dodavatelé počítačových systémů, serverových služeb, rozesílání e-mailů a poskytovatelům archivačních služeb), provozovatelům (záložních) serverů či provozovatelům technologií využívaných MAFRA, kteří je zpracovávají za účelem zajištění funkčnosti příslušných služeb. Dále mohou být osobní údaje zpřístupňovány v nezbytně nutném rozsahu právním, ekonomickým a daňovým poradcům a auditorům či osobám tvořícím s MAFRA koncern, kteří je zpracovávají za účelem poskytování poradenských služeb.

Předávání osobních údajů do ciziny

Zatímco podle Nařízení platí zásada volného pohybu osob v EU, Nařízení omezuje předávání osobních údajů do ciziny mimo EU. Naše společnost standardně osobní údaje do ciziny mimo EU nepředává. Může se však stát, že Vaše osobní údaje budou zpracovány v počítačovém systému, jehož servery se budou nacházet mimo území EU, i když se takovým situacím snažíme vyhýbat. S ohledem na obvykle v rámci podnikání užívané systémy by se jednalo nejvýše o systémy využívající servery nacházející se ve Spojených státech amerických. V takovém případě bychom vybrali jako smluvního partnera společnost, která bude splňovat podmínky schválené Evropskou komisí pro bezpečný přenos dat mezi EU a USA, tzv. Privacy Shield. Pokud bychom předávali Vaše osobní údaje mimo EU, budeme Vás v případě nutnosti o tom vhodným způsobem informovat.

Naše služby a děti

Naše služby, do nichž je nutné se registrovat, nejsou určeny osobám mladším 16 let, ledaže by v nich bylo výslovně stanoveno jinak. Pokud byste byli osobou mladší 16 let a chtěli nějakou naši službu využívat, resp. nám poskytovali souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů, dejte nám to prosím při registraci či udělení souhlasu vědět (využijte při tom prosím námi uváděné kontakty), abychom mohli zvážit, zda není nutné kontaktovat Vašeho zákonného zástupce a získat jeho souhlas.

Poučení o zpracování osobních údajů pro osoby zmíněné ve zpravodajství v médiích MAFRA, a.s. a v reklamě v těchto médiích

Zpracování osobních údajů ve zpravodajství

Pro zpracování osobních údajů pro účely novinářské činnosti a svobody projevu platí zvláštní výjimky a úpravy dané tím, že výkon této činnosti je zároveň výkonem ústavně zaručené svobody projevu a práva šířit informace. V některých případech proto mohou být aplikovány zvláštní podmínky či se neuplatní veškerá práva subjektů údajů. Pokud máte zájem nás kontaktovat ve věci zpracování osobních údajů v rámci novinářské činnosti, využijte prosím kontakty uvedené zde.

MAFRA, a.s. provozuje zejména tato média: deníky Mladá fronta DNES, Lidové noviny, Metro, týdeníky 5plus2 a Téma a zpravodajské portály www.idnes.cz, www.lidovky.cz, www.metro.cz, www.expres.cz, www.5plus2.cz, www.zpravy.cz.

MAFRA, a.s. dále provozuje taktéž služby, které umožňují publikování obsahu zadaného uživateli, jako jsou služby www.emimino.cz, www.rajce.net, komentáře u článků zpravodajských portálů, blogy apod. Obsah těchto služeb vytváří většinou sami uživatelé. Pokud se domníváte, že obsah takových služeb, resp. příspěvků vložených do nich jejich uživateli, porušuje právní předpisy či dobré mravy, kontaktujte nás prosím.

Zpracování osobních údajů v reklamě

Osobní údaje mohou být uvedeny také v inzerátech zadaných do našich médií. Takové inzeráty zpracováváme v našich systémech za účelem splnění příslušné smlouvy s inzerentem, tedy jejich zveřejnění a doložení tohoto plnění, za účelem ochrany našich práv a práv třetích osob, které by případně byly dotčeny takovou inzercí. Naše společnost však neodpovídá za pravdivost informací v reklamě uvedených, v takovém případě je nutné se obrátit na zadavatele inzerce. Podle § 6b odst. 2 zákona č. 40/1995 Sb., o regulaci reklamy, je naše společnost jakožto šiřitel reklamy povinna oznámit osobě, která prokáže oprávněný zájem, kdo je zadavatelem a zpracovatelem reklamy.

Poučení o zpracování osobních údajů prostřednictvím síťových identifikátorů

Základní poučení o zpracování osobních údajů prostřednictvím síťových identifikátorů naleznete zde.

Poučení o zpracování osobních údajů osob využívajících webové služby MAFRA

Základní poučení o zpracování osobních údajů našich webových služeb naleznete zde.

Poučení o nahrávání hovorů klientské linky MAFRA, a.s.

Toto poučení shrnuje základní zásady zpracování osobních údajů ze strany MAFRA, a.s., pokud se jedná o nahrávání telefonních hovorů na klientských linkách s (potenciálními) smluvními partnery ze strany naší společnosti při vyjednávání o uzavření smlouvy.

Na skutečnost, že hovor na příslušné klientské lince je nahráván, budete vždy upozorněni (např. sdělením, že hovor je monitorován).

Pokud nechcete, aby byly Vaše hovory s naším call centrem nahrávány, kontaktujte nás prosím jiným způsobem, případně požádejte o hovor z nemonitorované linky. Naši spolupracovníci Vám pak zavolají zpět z nemonitorované linky. V takovém případě však budeme někdy muset požadovat, abyste nám svoji vůli potvrdili jinak (např. písemným prohlášením, které si budeme archivovat).

Přehled zpracovávaných (typů) údajů a jejich zdroje

V této části se dozvíte, jaké typy osobních údajů o Vás budeme zpracovávat. Za osobní údaje se přitom považují veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (také nazývané „subjekt údajů“); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby. Osobní údaje, které o Vás budeme zpracovávat formou nahrávek hovorů, získáme vždy přímo od Vás či v souvislosti s Vaším telefonátem s námi (nap, tel. číslo).

Zpracovávat budeme údaje získané od Vás (v rámci komunikace s Vámi) v rámci hovoru a jeho nahrávku. Dále budeme obvykle zpracovávat Vaše telefonní číslo, datum a čas (vč. délky) hovoru. Tyto údaje budeme propojovat s Vaší kartou v příslušné aplikaci týkající se služby, v jejímž rámci byl hovor uskutečněn.

Účely zpracování

V této části uvádíme přehled účelů, k nimž budeme Vaše osobní údaje využívat. Obvykle je každý údaj využíván zároveň k vícero účelům. Od stanovených účelů využití se pak odvíjí i prostředky zpracování, doba zpracování apod. V určitých případech stanovených v Nařízení (EU) č. 2016/679 můžeme Vaše údaje zpracovávat i pro jiné účely, než jsou níže uvedené, jedná se však o výjimečné a omezené případy, které Nařízení podmiňuje splněním dalších podmínek.

Primárním účelem zpracování osobních údajů bude uzavření, změny a plnění smlouvy. V této souvislosti budou údaje dále používány k evidenci a řádnému plnění smluvních vztahů MAFRA s ostatními osobami (např. subdodavateli), kontrolu zaměstnanců, pro statistické účely, další rozvoj služeb MAFRA, a to buď služby, které se týká nahrávaná konverzace nebo vnitřních administrativních postupů v MAFRA a k ochraně práv MAFRA a třetích osob (např. dalších smluvních partnerů), zejména ochraně proti protiprávní činnosti. Získané údaje mohou být dále užívány také za účelem IT bezpečnosti MAFRA. Dále budou osobní údaje užívány MAFRA za účelem plnění jejích právních povinností, zejména podle předpisů upravujících vedení účetnictví a daní, předpisů týkajících se ochrany osobních údajů (např. k doložení toho, že jste nám poskytli souhlas) a za účelem přímého marketingu (tedy zejména zasílání nabídek na naše další produkty a služby).

Právní základ zpracování

Každé zpracování osobních údajů musí být zákonné – musí být založeno na některém v Nařízení vyjmenovaném právním základu zpracování. Podobně jako u účelu může být každý údaj zpracováván na základě vícero právních důvodů zpracování. Pokud všechny právní důvody odpadnou, pak přestaneme Vaše údaje zpracovávat. Možné právní důvody zpracování jsou vyjmenovány v čl. 6 Nařízení.

Právním základem zpracování osobních údajů formou nahrávek hovorů je plnění právní povinnosti (to v případech, kdy nám právní předpis přímo ukládá dokládat plnění, jako je např. povinnost dokládat udělené souhlasy se zpracováním osobních údajů podle Nařízení), dále nezbytnost plnění smlouvy, resp. vyjednávání o ní (tzn. dokladování toho, že smlouva byla uzavřena) a oprávněné zájmy MAFRA (dané zájmem na evidenci smluvních vztahů, evidenci reklamací, kontrole zaměstnanců a jednání stran ohledně plnění smlouvy, zájmem na ochraně jejich práv a práv třetích osob včetně IT bezpečnosti, zpracováním pro statistické účely a další rozvoj služeb MAFRA a přímém marketingu, pro přímý marketing však nebudeme využívat samotné nahrávky) a třetích osob (zejména dalších smluvních partnerů podílejících se na plnění pro Vás).

Právo na námitku

Právo na námitku je Vaším důležitým právem. Umožňuje Vám nechat přezkoumat zpracování prováděné na základě našeho tzv. oprávněného zájmu v případě, kdy to odůvodňují Vaše konkrétní situace – tedy v případě, kdy samotné zpracování je přípustné, ale na Vaší straně existují konkrétní důvody, proč přesto nechcete, aby zpracování probíhalo. Možnost vznést námitku se však nevztahuje na všechny případy zpracování, např. ji není možné využít v případě, kdy zpracováváme Vaše údaje nezbytné pro plnění smlouvy či když nám jejich zpracování ukládá zákon. Právo na námitku je zakotveno v čl. 21 Nařízení. Pokud nechcete, aby byl Váš rozhovor s námi nahráván, požádejte na počátku rozhovoru o hovor z nemonitorované linky.

Pokud je právním důvodem zpracování osobních údajů oprávněný zájem MAFRA (jedná se zejména o zpracování údajů pro účely IT bezpečnosti, evidence smluvních vztahů, kontrola zaměstnanců pro statistické účely a další rozvoj služeb MAFRA a ochranu práv MAFRA a třetích osob), máte z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti takovému zpracování osobních údajů. V takovém případě nebude MAFRA takové osobní údaje dále zpracovávat, pokud nebudou dány závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převáží nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pokud nebudou zpracovávány pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Námitku proti zpracování můžete vznést prostřednictvím kontaktních údajů uvedených níže či nejlépe prostřednictvím e-mailu osobni.udaje@mafra.cz. V e-mailu prosím uveďte konkrétní situaci, která Vás vede k závěru, že by MAFRA neměla údaje zpracovávat. Upozorňuje, že i ve výše uvedených případech však bude někdy probíhat paralelní zpracování osobních údajů i pro jiné účely, které budou odůvodňovat to, aby MAFRA takové údaje i nadále zpracovávala.

Pokud je účelem zpracování Vašich údajů přímý marketing (zasílání e-mailů, reklamní tel, hovory), nemusíte Vaši námitku nijak odůvodňovat.

Doba, po níž budou údaje zpracovávány

Naše společnost nemůže Vaše údaje zpracovávat donekonečna, ale doba zpracování je omezená na období, kdy Vaše údaje skutečně potřebujeme. Délku tohoto období se snažíme omezit tak, aby řádně zohledňovala jak Vaše, tak naše zájmy. Někdy je obtížnější potřebnou dobu zpracování určit, nebo z bezpečnostních důvodů není vhodné přesnou délku této doby sdělovat, níže proto alespoň uvádíme některá kritéria, podle nichž se při určení délky zpracování Vašich údajů rozhodujeme.

Doba ukládání a zpracování telefonních hovorů není stanovena jednotně, záleží na charakteru dané služby a daného hovoru. Doba uložení hovoru však nepřekročí 10 let. Při určení konkrétní doby vycházíme z těchto kritérií (i) délky promlčecí doby, (ii) pravděpodobnosti vznesení právních nároků, (iii) obvyklých postupů na trhu, (iv) pravděpodobnosti a významu hrozících rizik a (v) případných doporučení dozorových orgánů.

Výše uvedené doby mohou být překročeny také v jednotlivém případě, kdy to odůvodní okolnosti, např. pokud bude zahájen soudní spor s příslušnou osobou či bude probíhat kontrola ze strany orgánu veřejné správy.

Jak bude zpracování probíhat

MAFRA bude osobní údaje zpracovávat ve svých počítačových systémech, případně počítačových systémech zpracovatelů poskytujících nahrávání hovorů jako cloudovou službu. Nahrávání hovoru nejste povinni akceptovat, pokud nebudete s nahráváním hovoru souhlasit, můžete požádat o to, abychom Vám zavolali z nemonitorované linky. V takovém případě však budeme někdy muset požadovat, abyste nám svoji vůli potvrdili jinak (např. písemným prohlášením, které si budeme archivovat).

Předávání osobních údajů jiným osobám (příjemci údajů)

MAFRA může zpřístupnit osobní údaje třetím osobám pouze v případech, kdy jí to bude ukládat nebo umožňovat právní předpis anebo se souhlasem partnera. MAFRA zpřístupňuje osobní údaje z nahrávek pouze v obvyklém rozsahu zpracovatelům či jiným příjemcům – dodavatelům externích služeb (typicky cloudová služba pro nahrávání hovorů) či provozovatelům (záložních) serverů. Dále mohou být získané osobní údaje zpřístupňovány v nezbytně nutném rozsahu právním, ekonomickým a daňovým poradcům a auditorům, kteří je zpracovávají za účelem poskytování poradenských služeb. Nahrávky týkající se dlužníků mohou být zpřístupněny také společnosti poskytující pojištění pohledávek či inkasním agenturám a to za účelem vymáhání či inkasa pohledávek. Na vyžádání či v případě podezření na protiprávní jednání mohou být osobní údaje předané také orgánům veřejné správy.

Poučení o zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání v mediální skupině MAFRA

Tento dokument shrnuje zásady zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání v mediální skupině MAFRA, tedy společnostmi MAFRA, a.s., se sídlem Praha 5, Karla Engliše 519/11, PSČ 150 00, IČO: 45313351, a Stanice O, a.s., se sídlem Praha 5, Smíchov, Karla Engliše 519/11, PSČ 150 00, IČO: 26509911 (přičemž obvykle společnost MAFRA, a.s. působí v této souvislosti pro společnost Stanice O, a.s. jakožto zpracovatel). Obě výše uvedené společnosti budou dále nazývány jako „společnost“.

Jaké údaje o Vás budeme zpracovávat?

V této části se dozvíte, jaké typy osobních údajů o Vás budeme zpracovávat. Za osobní údaje se přitom považují veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (také nazývané „subjekt údajů“); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby. Osobní údaje, které o Vás budeme zpracovávat, většinou získáme přímo od Vás, případně v rámci smluvní spolupráce s Vámi. V odůvodněných případech  také můžeme o Vás vyhledat z otevřených zdrojů další informace.

Budeme o Vás zpracovávat osobní údaje, které nám předáte či u kterých budete souhlasit s jejich předáním, např. v rámci serverů pro sdílení údajů uchazečů (typicky údaje obsažené ve Vašem životopise, tedy kromě Vašeho jména a příjmení a kontaktních údajů např. údaje o Vaší předchozí pracovní zkušenosti, Vaše jazykové znalosti apod. a dále údaje získané  v rámci korespondence s Vámi), či údaje které získáme při základním prověření Vašich osobních údajů z veřejných zdrojů, např. sítě LinkedIn (i zde se však bude jednat o nezbytně nutné údaje sloužící v zákonem připuštěném rozsahu k prověření uchazeče, zejména údajů v něm uvedených v životopise). V souvislosti s osobním jednáním s Vámi či telefonickým rozhovorem s Vámi si také můžeme poznamenat to, jaký dojem jste na nás učinili či jak odpovídá Vaše vystupování údajům uvedeným ve Vašem životopise.

Pokud Vás budeme kontaktovat, aniž byste předem poskytli souhlas, budeme tak činit pouze u specializovaných pozic na základě údajů, které jste zveřejnili za tím účelem, abyste byli takto kontaktováni.

V souvislosti s Vaší reakcí na inzerát s nabídkou práce uvedený na našich internetových stránkách si můžeme uložit také některé technické údaje, tedy čas Vaší odpovědi a IP adresu, z nichž bude zaslána.

Pokud nám dáte souhlas k využití Vašich údajů, budeme také uchovávat údaje o tom, jak a kdy byl tento souhlas udělen a kdy byl odvolán.

Jak o Vás budeme údaje získávat (jaké jsou jejich zdroje)?

V této části se dozvíte, z jakých zdrojů budou pocházet údaje, které o Vás získáme a budeme zpracovávat.

Údaje budeme primárně získávat přímo od Vás.

U specializovaných pozic můžeme kontaktovat také osoby, na něž získáme kontakt z veřejných zdrojů, např. sítě LinkedIn, aniž bychom byli předtím ze strany těchto osob kontaktováni. V takových případech Vás jako možného kandidáta následně oslovíme s nabídkou účasti v příslušném výběrovém řízení či zařazením do naší databáze uchazečů. Pokud budete souhlasit, tak Vás zařadíme do výběru na danou pozici či naší databáze. Pokud souhlasit nebudete, Vaše údaje nebudeme nadále pro tento účel zpracovávat (můžeme si ovšem po přiměřenou dobu uložit základní informaci o tom, že jsme Vás kontaktovali a proč).

Pokud nám poskytnete údaje o Vašich referencích (kontakty na Vaše bývalé kolegy apod.) a budete souhlasit s tím, abychom je kontaktovali, bude zpracovávat v přiměřeném rozsahu i údaje získané od nich.

Zároveň naše společnost umožňuje ostatním našim zaměstnancům, aby navrhovali kandidáty na obsazované pozice, takže informace o některých kandidátech můžeme získat i tímto způsobem. V takových případech Vás jako možného kandidáta následně oslovíme buď my nebo provozovatel příslušného systému s nabídkou účasti v příslušném výběrovém řízení či zařazením do naší databáze uchazečů. Pokud budete souhlasit, tak Vás zařadíme do výběru na danou pozici či naší databáze. Pokud souhlasit nebudete, Vaše údaje nebudeme nadále pro tento účel zpracovávat (můžeme si ovšem po přiměřenou dobu uložit základní informaci o tom, že jsme Vás kontaktovali a proč). Ke správě takových kontaktů využíváme službu www.jobote.cz, na jejichž stránkách také naleznete další informace.

Předáním osobních údajů (např. formou odpovědi na inzerát či vyplněním formuláře na internetové stránce) či souhlasem se zařazením do výběrového řízení umožňujete naší společnosti, aby Vaše osobní údaje užila k výběru vhodného kandidáta na obsazení pozice v rámci daného probíhajícího výběrového řízení, popř. v rámci jiného současně probíhajícího výběrového řízení na srovnatelnou pozici. Pokud bychom chtěli využít Vaše osobní údaje i v rámci obsazování jiných pozic či pro budoucí výběrová řízení, požádáme Vás o souhlas s takovým využitím. Upozorňujeme Vás, že svůj souhlas s účastí ve výběrovém řízení můžete kdykoliv bezplatně odvolat na níže uvedených kontaktech. Doporučujeme k tomu využít buď kontaktu přímo na osobu z našeho personálního oddělení, která s Vámi jedná, nebo e-mailových adres osobni.udaje@mafra.cz (pro MAFRA, a.s.) / osobni.udaje@ocko.tv (pro Stanici O, a.s.). V případě odvolání Vašeho souhlasu či Vaší žádosti o zrušení Vaší účasti z výběrového řízení Vás z daného výběrového řízení vyřadíme. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.

Dále můžeme získat kontakt na Vás v rámci zpřístupnění Vašeho životopisu prostřednictvím služby pro sdílení životopisů, do níž jste se registrovali (jako jsou servery jobdnes.cz či jobs.cz). V rámci takových služeb jsou životopisy sdíleny s Vaším souhlasem.

Naše webové stránky také využívají cookies a jiné běžně užívané síťové identifikátory a to jak pro technické a statistické účely, tak pro účely marketingové.  Podrobnosti o tomto zpracování naleznete zde. Obecné informace o nakládání s osobními údaji v rámci našich webových služeb naleznete zde.

K čemu (za jakým účelem) budeme Vaše údaje využívat?

V této části uvádíme přehled účelů, k nimž budeme Vaše osobní údaje využívat (zpracovávat). Obvykle je každý údaj využíván zároveň k vícero účelům. Od stanovených účelů se pak odvíjí i prostředky zpracování, doba zpracování apod. V určitých případech stanovených v Nařízení (EU) č. 2016/679 můžeme Vaše údaje zpracovávat i pro jiné účely, než jsou níže uvedené, jedná se však o výjimečné a omezené případy, které Nařízení podmiňuje splněním dalších podmínek.

Vaše osobní údaje budou užívány primárně k výběru vhodného kandidáta na obsazení pozice v rámci probíhajících výběrových řízení (včetně externí spolupráce). Pokud budete vybráni k obsazení dané pozice a bude s Vámi uzavřena smlouva, mohou se Vámi předané údaje (zejména Váš životopis) stát součástí Vašeho osobního spisu.

Vaše základní identifikační údaje, údaje získané o Vás v rámci Vaší e-mailové korespondence s námi či v rámci Vaší činnosti na našich webových stránkách (např. údaje získané v rámci Vaší reakce na inzerát), budeme využívat také pro účely ochrany práv naší společnosti či třetích osob před případným protiprávním jednáním, jež by mohlo být provedeno v rámci takových činností a pro účely IT bezpečnosti našich internetových stránek a sítě.

Údaje o tom, jakým způsobem jste nám poskytli souhlas či základní údaje o Vás a o tom, jak jsme údaje o Vás získali, budeme využívat také k plnění našich zákonných povinností, zejména povinností podle předpisů o ochraně osobních údajů (doložení Vašeho souhlasu se zpracováním údajů apod.) a případně pro účely související s prověřováním plnění smluv uzavřených s provozovateli výše uvedených služeb pro sdílení životopisů.

Jak dlouho budeme Vaše údaje zpracovávat?

Naše společnost nemůže Vaše údaje zpracovávat po libovolně dlouhou dobu, ale doba zpracování je omezená na období, kdy Vaše údaje skutečně potřebujeme. Délku tohoto období se snažíme omezit tak, aby řádně zohledňovala jak Vaše, tak naše zájmy. Někdy je obtížnější potřebnou dobu zpracování určit, nebo z bezpečnostních důvodů není vhodné přesnou délku této doby sdělovat, níže proto alespoň uvádíme některá kritéria, podle nichž se při určení délky zpracování Vašich údajů rozhodujeme.

Zpracování osobních údajů pro základní účel, tedy pro výběr vhodného kandidáta na obsazení pozice v rámci probíhajícího výběrového řízení, bude prováděno do doby, než danou pozici obsadíme a dále po dobu cca 6 měsíců po jejím obsazení (abychom Vás mohli kontaktovat s nabídkou tohoto místa v případě, kdyby se původně vybraný kandidát na dané pozici neosvědčil; po této době mohou být po přiměřenou dobu archivovány ještě emaily, které si s Vámi vyměníme, za účelem ochrany našich práv či práv třetích osob). Pokud Vás přijmeme do zaměstnání, stane se Vámi zaslaný životopis a ostatní obdobné údaje o Vás součástí Vašeho osobního spisu a budeme jej zpracovávat po dobu vedení tohoto spisu.

Pokud nám dáte souhlas s použitím Vašich údajů pro nabídky dalších pozic i do budoucna, budeme Vaše údaje zpracovávat pro výše uvedený účel po dobu do odvolání Vašeho souhlasu.

Pro doložení plnění našich povinností podle předpisů o ochraně osobních údajů můžeme i po odvolání souhlasu ukládat informace o tom, jak jsme získali souhlas a čeho se týkal po přiměřenou dobu (obvykle max. 4 roky).

Výše uvedené doby mohou být překročeny také v jednotlivém případě, kdy to odůvodní okolnosti, např. pokud bude zahájen soudní spor s partnerem či bude probíhat kontrola ze strany orgánu veřejné správy.

Pro ostatní výše uvedené účely (ochrana práv, IT bezpečnost, plnění právních povinností) budeme potřebné údaje o Vás (obvykle však nikoliv Vámi předaný životopis) zpracovávat po přiměřenou dobu, přičemž při určení přiměřenosti doby zpracování osobních údajů vycházíme zejména z těchto hledisek (i) délky promlčecí doby s rezervou pro to, abychom se dozvěděli, že byla podána žaloba či zahájeno jiné řízení, (ii) pravděpodobnosti vznesení právních nároků vůči naší společnosti, (iii) předpokládaných lhůt pro detekci útoků na naši síť či jiných zjištění narušení bezpečnosti (iv) obvyklých postupů na trhu, (v) pravděpodobnosti a významu hrozících rizik a (vi) doporučených postupů dozorových orgánů.

Na jakém právním základě Vaše údaje zpracováváme?

Každé zpracování osobních údajů musí být zákonné – musí být založeno na některém v Nařízení vyjmenovaném právním základu zpracování. Podobně jako u účelu může být každý údaj zpracováván na základě vícero právních důvodů zpracování. Pokud všechny právní důvody odpadnou, pak přestaneme Vaše údaje zpracovávat. Možné právní důvody zpracování jsou vyjmenovány v čl. 6 Nařízení. Upozorňujeme Vás, že pokud budeme Vaše osobní údaje zpracovávat na základě Vašeho souhlasu, máte kdykoliv možnost tento souhlas odvolat (pro odvolání použijte rozhraní Vámi užívané služby, případně nás kontaktujte na níže uvedených kontaktech). Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.

Právním základem výše uvedených zpracování je Váš souhlas (pro účely Vašeho zařazení do výběrového řízení či do naší databáze životopisů pro účely nabízení pracovních pozic v budoucnu) a oprávněné zájmy naší společnosti (zejména v případě prvotního získání kontaktů na Vás jinak, než s Vaším souhlasem, pro účely zpracování Vašich údajů za účelem ochrany práv naší společnosti či třetích osob před případným protiprávním jednáním a pro účely IT bezpečnosti).

Upozorňujeme, že poskytnutí osobních údajů pro zpracování s Vaším souhlasem je z Vaší strany dobrovolné, bez poskytnutí Vašeho souhlasu vás však nebudeme moci do příslušných výběrových řízení zařadit.

Dále je právním základem výše uvedených zpracování také plnění zákonných povinností naší společnosti zejména v oblasti předpisů o ochraně osobních údajů (nařízení EU č. 2016/679).

Upozorňujeme, že pokud je základem pro zpracování Vašich údajů souhlas, máte právo jej kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.

Právo na námitku

Právo na námitku je Vaším důležitým právem. Umožňuje Vám nechat přezkoumat zpracování prováděné na základě našeho tzv. oprávněného zájmu v případě, kdy to odůvodňuje Vaše konkrétní situace – tedy v případě, kdy samotné zpracování je přípustné, ale na Vaší straně existují konkrétní důvody, proč přesto nechcete, aby zpracování probíhalo. Možnost vznést námitku se však nevztahuje na všechny případy zpracování, např. ji není možné využít v případě, kdy zpracováváme Vaše údaje nezbytné pro plnění smlouvy či když nám jejich zpracování ukládá zákon. Právo na námitku je zakotveno v čl. 21 Nařízení.

Pokud je právním důvodem zpracování Vašich osobních údajů oprávněný zájem naší společnosti (jedná se zejména o údaje získané o Vaší činnosti v rámci našich webových stránek zpracovávané pro účely ochrana práv a IT bezpečnosti a údaje o Vaší korespondenci s námi), máte z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti takovému zpracování osobních údajů. V takovém případě nebudeme Vaše osobní údaje dále zpracovávat, pokud nebudou dány závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převáží nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pokud nebudou zpracovávány pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Námitku proti zpracování můžete vznést na prostřednictvím kontaktních údajů uvedených níže či nejlépe prostřednictvím e-mailu osobni.udaje@mafra.cz (pro MAFRA, a.s.) / osobni.udaje@ocko.tv (pro Stanici O, a.s.). V e-mailu prosím uveďte Vaši konkrétní situaci, která Vás vede k závěru, že bychom neměli Vaše údaje zpracovávat.

Aktualizace údajů

Jednou z našich povinností jako správce osobních údajů je zpracovávat přesné údaje, případně s ohledem na okolnosti doplnit neúplné údaje. Pokud nám poskytnete informaci o změně Vašich údajů, pomůžete nám tuto povinnost řádně plnit.

Pokud dojde ke změně Vámi poskytnutých údajů v životopisu či jiných Vámi předaných údajů (např. získáte vyšší kvalifikaci, naučíte se další jazyk apod.), oznamte nám to prosím. Budeme tak moci lépe vybrat pozici, již Vám budeme nabízet.

Komu můžeme údaje o Vás zpřístupnit?

Ne všechna zpracování osobních údajů provádí naše společnost sama. Ke zpracování si někdy najímáme třetí osoby, tzv. zpracovatele osobních údajů. Snažíme se vybírat pouze takové zpracovatele, kteří jsou dostatečně důvěryhodní. V některých případech můžeme Vaše údaje zpřístupnit i osobám, které budou samostatnými správci osobních údajů či společnými správci společně s naší společností.

Vaše údaje můžeme zpřístupnit v obvyklém rozsahu zpracovatelům či jiným příjemcům – dodavatelům externích služeb pro naši společnost (typicky programátorské či jiné podpůrné technické služby, vč. evidenčního systému pro vedení databáze uchazečů, rozesílání e-mailů), provozovatelům našich serverů či provozovatelům technologií námi využívaných, kteří je zpracovávají za účelem zajištění funkčnosti příslušných služeb. Dále mohou být osobní údaje zpřístupňovány v nezbytně nutném rozsahu našim právním, ekonomickým a daňovým poradcům a auditorům, kteří je zpracovávají za účelem poskytování poradenských služeb. Na vyžádání či v případě podezření na protiprávní jednání mohou být osobní údaje předané také orgánům veřejné správy. Společnost Stanice O, a.s. využívá k zajištění personálních služeb svoji mateřskou společnost MAFRA, a.s., která tak bude mít k Vašim údajům za tímto účelem přístup.

Pokud Vás doporučí některý ze zaměstnanců naší společnosti, můžeme mu poskytnout  základní informaci o tom, v jaké fázi se výběrové řízení nachází a zda jsme Vás pro tuto pozici vybrali.

Rizika a doporučené postupy

Každé zpracování osobních údajů s sebou nese určitá rizika. Ta mohou být různá s ohledem na rozsah zpracovávaných údajů a způsob jejich zpracování. Níže uvádíme některé doporučené postupy, které Vám mohou pomoci ochránit Vaše data:

Pokud nám poskytujete Vaše údaje, vždy se zamyslete nad tím, zda je nutné dané údaje poskytnout. Zejména pečlivě byste měli zvážit poskytnutí údajů, které se týkají Vašeho osobního života a jeho aspektů nesouvisejících s účely, pro které je poskytujete nebo údajů určených ke zveřejnění (např. Vašich komentářů pod články apod.). Pokud máte pocit, že po Vás vyžadujeme příliš mnoho údajů, kontaktujte nás, prověříme přiměřenost našeho požadavku.

Pokud nám poskytujete nebo v našich službách zveřejňujete osobní údaje třetích osob (Vašich rodinných příslušníků či jiných zaměstnanců Vašeho podniku apod.), zamyslete se nad tím, zda je toto předání nutné a potřebné. V případě potřeby si vyžádajte souhlas takovýchto třetích osob

Pokud Vás některý z našich kolegů žádá o poskytnutí údajů, nebojte se zeptat, zda je to potřebné a zda nelze dosáhnout cíle zpracování i bez těchto údajů.

Každá fyzická osoba musí mít jeden vlastní přístup do příslušné služby, sdílení přístupu vícero osobami je striktně zakázáno.

Osoby mladší 18 let jsou zvlášť zranitelné. Pokud se bude předávání údajů týkat těchto osob, je nutné obzvláště  pečlivě zvážit všechny okolnosti. Zároveň je nutné zvážit, zda k poskytnutí takových údajů není třeba souhlas těchto osob či jejich zákonných zástupců (např. rodičů). Pokud jste osobou mladší 18 let, v případě, kdy máte pochybnosti o tom, zda jste schopní se správně rozhodnout, prodiskutujte celou záležitost se svým rodičem (či jiným zákonným zástupcem) či nás zvlášť kontaktujte. Upozorňujeme, že naše služby, do nichž je nutné se registrovat, nejsou určeny osobám mladším 16 let, pokud nebude výslovně stanoveno jinak.

Pokud se budete přihlašovat do našich systémů prostřednictvím hesla, použijte vždy unikátní silné heslo, které nebudete využívat pro jiná zařízení a přístupy. Vaše heslo nikomu nesdělujte či nezpřístupňujte, ani našim zaměstnancům. Sdělení Vašeho hesla po Vás nikdy nebudeme vyžadovat, dejte si proto pozor zejména na různé e-mailové výzvy ke sdělení hesel, byť by byly podepsány jménem MAFRA. Jedná se pravděpodobně o povrhy za účelem vylákání a následného zneužití hesla.

Pokud nám posíláte důvěrné údaje, snažte se využít bezpečný způsob komunikace, např. zaheslování souboru spojené se zašifrováním a předání hesla jiným komunikačním kanálem.

Pokud budete mít pocit, že ze strany naší společnosti nejsou plněny veškeré povinnosti, došlo k neoprávněnému úniku  dat nebo že se někdo vydává neoprávněně za našeho spolupracovníka, sdělte nám to prosím co nejdříve. Kontakty na naši společnost naleznete zde.

Snažíme se vždy udržovat tato poučení aktuální. Proto čas od času budeme provádět úpravy těchto pravidel. U podstatnějších úprav Vás budeme informovat zvlášť, přesto není na škodu si čas od času znovu tato pravidla pročíst.

Udržujte své údaje v rozhraní našich služeb aktuální.

Poučení o právech subjektů údajů

Poučení podle zákona č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů pro období do 24.5.2018

V souladu s ustanovením § 5, § 11, § 12 a § 21 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, tímto všechny fyzické osoby (tzv. subjekty údajů), jejichž údaje MAFRA zpracovává, informujeme o těchto jejich zákonných právech:

Každý subjekt údajů má právo na přístup k osobním údajům a právo na opravu osobních údajů. Každý subjekt údajů, který zjistí nebo se domnívá, že správce nebo zpracovatel provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může požádat správce nebo zpracovatele o vysvětlení, požadovat, aby správce nebo zpracovatel odstranil takto vzniklý stav. Zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění nebo likvidaci osobních údajů. Je-li žádost subjektu údajů shledána oprávněnou, správce nebo zpracovatel odstraní neprodleně závadný stav. Nevyhoví-li správce nebo zpracovatel žádosti subjektu údajů, má subjekt údajů právo obrátit se přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů (tento postup nevylučuje, aby se subjekt údajů obrátil se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů bez dalšího). Pokud vznikla v důsledku zpracování osobních údajů subjektu údajů jiná než majetková újma, postupuje se při uplatňování jejího nároku podle zvláštního zákona.

Poučení pro období od 25.5.2018 podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 (dále jen „Nařízení“):

Fyzická osoba má právo u naší společnosti jakožto správce osobních údajů:

a) požadovat přístup k osobním údajům, které správce zpracovává, čímž se rozumí právo získat od správce potvrzení, zda osobní údaje, které se jí týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k dalším informacím uvedeným v čl. 15 Nařízení,

b) požadovat opravu osobních údajů, které jsou o ní zpracovávány, pokud jsou nepřesné (čl. 16 Nařízení). S přihlédnutím k účelům zpracování má v některých případech právo požadovat také doplnění neúplných osobních údajů,

c) požadovat výmaz osobních údajů v případech, které jsou upraveny v čl. 17 Nařízení.

d) požadovat omezení zpracování údajů v případech, které jsou upraveny v čl. 18 Nařízení,

e) získat osobní údaje, které se jí týkají a

(i) které zpracováváme s jejím souhlasem, nebo

(ii) které zpracováváme pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou taková fyzická osoba je nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na její žádost

ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, přičemž má právo předat tyto údaje jinému správci, a to za podmínek a s omezeními uvedenými v čl. 20 Nařízení a

f) má právo vznést námitku proti zpracování ve smyslu čl. 21 Nařízení z důvodů týkajících se její konkrétní situace.

Pokud obdržíme takovou žádost, budeme informovat žadatele o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Naše společnost  není v určitých případech stanovených Nařízením povinno zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech můžeme (i) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů nebo (ii) odmítnout žádosti vyhovět.

Pokud obdržíme výše uvedenou žádost, ale budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele, můžeme jej požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení jeho totožnosti.

Informace o tom, že u nás subjekt údajů uplatnil svoje práva a jak jsme jeho žádost vyřídili, si po přiměřenou dobu (obvykle 3-4 let) uložíme za účelem dokladování této skutečnosti, pro statistické účely, zlepšování našich služeb a ochrany našich práv.

V případě, kdy se subjekt údajů domnívá, že MAFRA zpracovává jeho osobní údaje neoprávněně či jinak porušuje jeho práva, má právo podat stížnost u dozorového úřadu (tedy Úřadu pro ochranu osobních údajů) či má právo požádat o soudní ochranu.

Jak nás můžete kontaktovat?

Pro případné připomínky a dotazy k ochraně osobních údajů a pro kontakt ve věci výkonu Vašich zákonných práv můžete použít následující kontakty:

MAFRA, a.s.
Karla Engliše 519/11, Praha 5, PSČ 150 00
e-mail: osobni.udaje@mafra.cz
tel.: 225061234 (vyžádejte si prosím přepojení na právní úsek společnosti)
ID datové schránky: tu3cfw9